Was passiert, wenn Ihr langjähriger Disponent morgen in Rente geht?

Digitale Souveränität beginnt nicht bei Software – sondern beim Wissen

Genau deshalb wird Wissenssicherung im Unternehmen zu einem immer wichtigeren Bestandteil digitaler Souveränität. Denn unternehmerische Unabhängigkeit bedeutet nicht nur, die Kontrolle über Software und Daten zu behalten. Sie bedeutet auch, dafür zu sorgen, dass entscheidendes Prozess- und Erfahrungswissen im Unternehmen verbleibt.

In unserem letzten Beitrag „Wenn Digitalisierung zur Einbahnstraße wird – Digitale Souveränität in der Logistik“ haben wir beschrieben, wie Unternehmen unbemerkt in digitale Abhängigkeiten geraten können. Nicht, weil sie Software einsetzen. Sondern weil sich ihre Prozesse immer stärker nach den Vorgaben eines Systems richten und dadurch die eigene Handlungsfreiheit schrittweise verloren geht. Doch es gibt noch eine zweite Form der Abhängigkeit, die mindestens genauso kritisch ist. Sie entsteht nicht durch Software, sie entsteht durch Menschen. Genauer gesagt: durch das Wissen einzelner Mitarbeitender. Viele Unternehmen funktionieren über Jahre hinweg hervorragend bis genau die Person ausscheidet, die scheinbar „alles weiß“. Erst dann wird deutlich, wie viel Unternehmenswissen nie Teil der Organisation geworden ist.

Ein Szenario, das viele Unternehmen unterschätzen

Stellen Sie sich vor, Ihr langjähriger Disponent verabschiedet sich in den Ruhestand. Eigentlich nichts Ungewöhnliches. Schließlich gehört die Verrentung erfahrener Mitarbeitender heute in vielen Unternehmen zum Alltag. Doch bereits nach wenigen Wochen zeigen sich erste Schwierigkeiten. Einige Arbeiten (Disposition, Tourenplanung, Tourdauer, Auftragsbearbeitung) dauern länger als gewohnt. Bestimmte Kunden beschweren sich über geänderte Abläufe. Sonderfälle können nicht mehr so reibungslos bearbeitet werden. Und immer häufiger fällt der Satz: „Früher hat Herr Müller das immer gewusst.“ Die eigentliche Herausforderung besteht dabei nicht darin, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, dass mit ihm ein erheblicher Teil des Unternehmenswissens gegangen ist.

Unternehmenswissen ist oft unsichtbar

In nahezu jedem Unternehmen existieren Arbeitsanweisungen, Handbücher oder Prozessbeschreibungen. Das ist wichtig. Doch sie bilden häufig nur einen Teil der Realität ab. Denn viele Entscheidungen beruhen auf Erfahrungen, die über Jahre oder sogar Jahrzehnte entstanden sind. Ein erfahrener Disponent weiß beispielsweise,

• welcher Kunde besonders sensibel auf Terminverschiebungen reagiert,
• welche Tour bei schlechtem Wetter anders geplant werden sollte,
• welcher Fahrer mit bestimmten Kunden besonders gut harmoniert,
• welche Besonderheiten bei einzelnen Aufträgen regelmäßig auftreten.

Dieses Wissen findet sich selten in Dokumentationen oder Excel-Listen. Es steckt in den Köpfen der Menschen. Und genau dort wird es für Unternehmen zum Risiko. Dass insbesondere implizites Erfahrungswissen mit dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeitender verloren gehen kann, wird auch vom Fraunhofer IAO beschrieben.

Der Fachkräftemangel verschärft das Problem

Früher konnte ein Nachfolger häufig über mehrere Monate eingearbeitet werden. Heute fehlt dafür oft die Zeit. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Neue Mitarbeitende müssen schneller Verantwortung übernehmen und sich in komplexe Abläufe einarbeiten. Geht dabei gleichzeitig wichtiges Erfahrungswissen verloren, entstehen Reibungsverluste, die sich unmittelbar auf Produktivität, Qualität und Kundenzufriedenheit auswirken können.

Warum Wissen nicht einfach dokumentiert werden kann

Eine häufige Reaktion lautet: „Dann schreiben wir das Wissen eben auf.“ So einfach ist es leider nicht. Menschen mit jahrzehntelanger Erfahrung handeln häufig intuitiv. Viele Entscheidungen treffen sie auf Grundlage von Mustern, Zusammenhängen und Erfahrungen, die ihnen selbst gar nicht mehr bewusst sind. Fragt man einen erfahrenen Mitarbeiter nach seiner Vorgehensweise, beschreibt er meist nur einen Teil dessen, was tatsächlich geschieht. Deshalb scheitern viele Projekte zur Wissenssicherung. Nicht weil Dokumentationen unwichtig wären. Sondern weil versucht wird, Erfahrungswissen ausschließlich in Dokumenten festzuhalten.

Prozesse statt Personen absichern

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wie sichern wir das Wissen einzelner Personen?

Sondern:

Wie machen wir dieses Wissen dauerhaft für das gesamte Unternehmen nutzbar? Der Schlüssel liegt darin, Wissen schrittweise in nachvollziehbare Prozesse zu überführen. Dabei geht es nicht in erster Linie um umfangreiche Handbücher. Viel wichtiger ist es, die tatsächlichen Arbeitsabläufe sichtbar zu machen.

• Welche Informationen werden benötigt?
• Welche Entscheidungen werden getroffen?
• Warum werden sie getroffen?
• Welche Besonderheiten treten regelmäßig auf?
• Welche Erfahrungen fließen dabei ein?

Forschungsprojekte des Fraunhofer IPA zeigen zudem, dass die systematische Überführung von Erfahrungswissen in nachvollziehbare Prozesse ein wesentlicher Baustein für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen ist. Je stärker diese Abläufe strukturiert und im Tagesgeschäft unterstützt werden, desto weniger hängt der Unternehmenserfolg von einzelnen Personen ab. Wissen wird dadurch nicht lediglich dokumentiert. Es wird Teil der täglichen Arbeit.

Digitalisierung allein löst das Problem nicht

Im ersten Beitrag dieser Artikelreihe haben wir beschrieben, dass Digitalisierung allein noch keine digitale Souveränität schafft. Dasselbe gilt für die Wissenssicherung. Software speichert Daten. Sie ersetzt jedoch kein Prozessverständnis. Wer lediglich bestehende Abläufe digitalisiert, übernimmt häufig auch deren Schwächen. Die eigentliche Aufgabe besteht deshalb darin, Transparenz zu schaffen.

• Welche Entscheidungen werden getroffen?
• Warum werden sie getroffen?
• Welche Informationen werden dafür benötigt?
• Welche Erfahrungen liegen ihnen zugrunde?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann Digitalisierung ihre volle Wirkung entfalten.

• Sie macht Wissen sichtbar.
• Sie macht Prozesse nachvollziehbar.
• Und sie reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Die Verrentungswelle hat bereits begonnen

Der demografische Wandel ist keine zukünftige Herausforderung mehr. Er findet bereits heute statt. In den kommenden Jahren werden zahlreiche erfahrene Mitarbeitende ihre Unternehmen verlassen. Mit jedem Ausscheiden wächst das Risiko, dass wertvolles Prozesswissen verloren geht, das über viele Jahre entstanden ist. Auch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) weist darauf hin, dass der demografische Wandel bereits heute eine zentrale Herausforderung für Unternehmen darstellt. Unternehmen, die sich frühzeitig mit Wissenssicherung und der bewussten Gestaltung ihrer Prozesse beschäftigen, schaffen deshalb die Grundlage für langfristige Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit.

Fazit

Digitale Souveränität bedeutet weit mehr, als unabhängig von einem Softwareanbieter zu bleiben. Sie bedeutet ebenso, unabhängig vom Wissen einzelner Personen zu werden. Unternehmen, deren Prozesse ausschließlich in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender existieren, tragen ein erhebliches organisatorisches Risiko. Jede Verrentung, jeder Stellenwechsel und jede längere Abwesenheit können zu Wissensverlusten führen, die sich unmittelbar auf Qualität, Produktivität und Kundenzufriedenheit auswirken. Nachhaltige Digitalisierung beginnt deshalb nicht mit Software. Sie beginnt damit, Wissen schrittweise in nachvollziehbare Prozesse zu überführen. Erst wenn Wissen Teil des täglichen Handelns wird, entsteht eine Organisation, die unabhängig von einzelnen Personen funktionieren kann. Und genau darin liegt ein wesentlicher Baustein digitaler Souveränität.

Aus der Praxis

Bei MWA Solutions beginnt Digitalisierung nicht mit der Einführung einer Software. Sie beginnt mit der gemeinsamen Analyse der tatsächlichen Arbeitsabläufe. Unser Ziel ist es nicht, bestehende Prozesse in ein starres System zu pressen, sondern sie gemeinsam mit unseren Kunden transparent, nachvollziehbar und dauerhaft nutzbar zu machen. Erst auf dieser Grundlage bildet logistocat diese Abläufe digital ab. Entscheidungen, Besonderheiten und Prozesswissen werden dadurch Schritt für Schritt Bestandteil der täglichen Arbeit – unabhängig davon, welche Mitarbeitenden aktuell beteiligt sind. So entsteht nicht nur mehr Transparenz und Effizienz, sondern ein weiterer Baustein digitaler Souveränität: Wissen bleibt im Unternehmen, Prozesse bleiben nachvollziehbar und Unternehmen behalten dauerhaft die Kontrolle über ihre eigene Arbeitsweise.