Wenn das Unternehmen wächst, aber die Excel-Tourenplanung bleibt

Warum steigende Auftragszahlen neue Anforderungen an Disposition, Tourenplanung und Transportmanagement stellen

Wachstum ist für Unternehmen zunächst eine erfreuliche Entwicklung. Neue Kunden, steigende Auftragszahlen, zusätzliche Liefergebiete und eine wachsende Fahrzeugflotte eröffnen wirtschaftliche Perspektiven. Doch mit dem Wachstum verändern sich auch die Anforderungen an die betrieblichen Abläufe. Was bislang mit überschaubarem Aufwand organisiert werden konnte, entwickelt sich zunehmend zu einer Herausforderung. Besonders deutlich wird das in Unternehmen, die ihre Waren mit eigenen Fahrzeugen ausliefern oder regelmäßig Transport-, Abhol- und Serviceaufträge durchführen. Häufig erfolgt die Tourenplanung dort noch mit Excel. Das funktioniert, solange die Anzahl der Aufträge, Fahrzeuge und Touren überschaubar bleibt. Doch was geschieht, wenn täglich mehr Aufträge hinzukommen, zusätzliche Fahrzeuge eingesetzt werden und neue Liefergebiete erschlossen werden müssen? Dann wird aus einer einfachen Planungsaufgabe schnell ein komplexer Dispositionsprozess.

Excel ist nicht das Problem – sondern die zunehmende Komplexität

Excel bietet zahlreiche Möglichkeiten, Daten zu erfassen, zu strukturieren und auszuwerten. Für kleinere Unternehmen mit wenigen Fahrzeugen und weitgehend gleichbleibenden Touren kann eine tabellenbasierte Excel-Tourenplanung durchaus ausreichend sein. Die eigentliche Schwierigkeit entsteht, wenn immer mehr Informationen gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.

Ein Disponent muss beispielsweise wissen:

• Welche Aufträge sind für welchen Tag vorgesehen?
• Welche Fahrzeuge und Fahrer stehen zur Verfügung?
• Welche Lieferadressen lassen sich sinnvoll zu einer Tour zusammenfassen?
• Welche Zeitvorgaben müssen eingehalten werden?
• Wie wirken sich kurzfristige Aufträge oder Änderungen auf bereits geplante Touren aus?
• Welche Aufträge sind erledigt, welche befinden sich noch in Bearbeitung?

Diese Informationen lassen sich grundsätzlich auch in Excel erfassen. Ihre laufende Aktualisierung, Verknüpfung und Berücksichtigung bei der Planung erfordern jedoch mit zunehmender Auftragszahl immer mehr manuellen Aufwand.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie viele Aufträge sich in Excel verwalten lassen, sondern wie wirtschaftlich und zuverlässig sich daraus täglich neue Touren planen und durchführen lassen.

Wenn steigende Auftragszahlen zum Engpass in der Disposition werden

Mit der Expansion eines Unternehmens steigt nicht zwangsläufig nur die Zahl der Transportaufträge. Auch die Beziehungen zwischen den einzelnen Planungsfaktoren werden komplexer.
– Ein zusätzlicher Kunde bedeutet möglicherweise neue Lieferadressen, andere Lieferintervalle oder zusätzliche zeitliche Anforderungen.
– Ein neues Liefergebiet verändert bestehende Tourenstrukturen.
– Weitere Fahrzeuge und Fahrer erhöhen die verfügbaren Kapazitäten, erfordern aber gleichzeitig zusätzliche Abstimmung.
Während sich die Anzahl der Aufträge möglicherweise schrittweise erhöht, kann der organisatorische Aufwand überproportional wachsen.

Mehr Aufträge bedeuten mehr manuelle Planungsarbeit

In einer Excel-basierten Disposition müssen neue Aufträge häufig manuell erfasst, bestehenden Touren zugeordnet oder bei der Planung neuer Touren berücksichtigt werden. Mit jedem zusätzlichen Auftrag wächst die Zahl der möglichen Zuordnungen. Besonders schwierig wird es, wenn mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen und nicht nur die Reihenfolge einzelner Lieferadressen, sondern die gesamte Aufteilung der Aufträge auf die Fahrzeuge berücksichtigt werden muss.

Änderungen wirken sich auf mehrere Planungsbereiche aus

Ein Kunde verschiebt einen Liefertermin. Ein weiterer Auftrag muss kurzfristig eingeschoben werden. Ein Fahrzeug fällt aus. Solche Situationen gehören zum Tagesgeschäft. Bei einer tabellenbasierten Planung müssen die Auswirkungen häufig manuell geprüft und Änderungen in mehreren Arbeitsschritten nachvollzogen werden. Je mehr Touren gleichzeitig geplant werden, desto größer wird die Gefahr, dass Informationen übersehen oder nicht rechtzeitig aktualisiert werden.

Neue Liefergebiete erhöhen die Anforderungen an die Tourenplanung

Mit der geografischen Expansion verändern sich auch die Anforderungen an eine wirtschaftliche Tourenstruktur. Neue Kundenstandorte müssen in bestehende Liefergebiete integriert oder zu neuen Touren zusammengefasst werden. Dabei reicht es nicht aus, lediglich die Entfernungen zwischen einzelnen Adressen zu betrachten. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Auftragsvolumen, geografischer Verteilung, verfügbaren Fahrzeugen und den jeweiligen betrieblichen Vorgaben. Eine Planung, die bei wenigen bekannten Liefergebieten noch auf Erfahrungswerten basiert, lässt sich nicht beliebig auf zusätzliche Regionen übertragen.

Die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeiter wächst

In vielen Unternehmen beruht eine funktionierende Excel-Disposition nicht allein auf den gespeicherten Tabellen. Ein erheblicher Teil des erforderlichen Wissens befindet sich bei den Mitarbeitern, die diese Tabellen aufgebaut haben und täglich damit arbeiten. Sie kennen Besonderheiten einzelner Kunden, typische Fahrzeiten, regionale Zusammenhänge und bewährte Tourenkombinationen. Nicht nur mit zunehmender Unternehmensgröße wird diese Abhängigkeit problematisch, sondern ebenfalls dann, wenn gerade diese Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und/oder in den Altersruhestand gehen. Denn die Expansion erfordert nicht nur zusätzliche Kapazitäten, sondern auch die Möglichkeit, Aufgaben auf weitere Mitarbeiter zu verteilen und bestehende Abläufe nachvollziehbar zu gestalten.

Warum zusätzliche Excel-Tabellen keine dauerhafte Lösung sind

Wenn die bestehende Planung an ihre Grenzen stößt, liegt es nahe, weitere Tabellen, zusätzliche Arbeitsblätter oder umfangreichere Formeln einzusetzen. Auch Makros und automatisierte Auswertungen können bestimmte Arbeitsschritte erleichtern. Doch damit wird Excel nicht automatisch zu einem Transportmanagementsystem. Denn eine professionelle Transportdisposition benötigt mehr als die strukturierte Darstellung von Auftragsdaten. Sie muss Aufträge, Fahrzeuge, Touren, Fahrer und den Bearbeitungsstatus in einem zusammenhängenden Prozess berücksichtigen. Das Problem ist deshalb weniger die Leistungsfähigkeit einzelner Excel-Funktionen als die fehlende durchgängige Abbildung des gesamten Transportprozesses.
Je stärker ein Unternehmen wächst, desto wichtiger wird es, nicht nur einzelne Planungsschritte zu vereinfachen, sondern den gesamten Ablauf von der Auftragserfassung bis zur Durchführung miteinander zu verbinden.

Von der Tabellenplanung zum integrierten Transportmanagement

An diesem Punkt stellt sich für wachsende Unternehmen eine grundsätzliche Frage:
Soll die bisherige Excel-Planung immer weiter ausgebaut werden, oder ist es wirtschaftlicher, die Transportprozesse auf eine dafür entwickelte Software umzustellen?
Mit logistocat, der browserbasierten Transportmanagementsoftware von MWA Solutions, lassen sich Auftragsmanagement, Disposition, Tourenplanung und Tourendurchführung innerhalb einer gemeinsamen Softwareumgebung organisieren.
Dabei geht es nicht nur darum, die bisherige Excel-Tabelle durch eine andere Benutzeroberfläche zu ersetzen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die einzelnen Arbeitsschritte miteinander verbunden werden können.

Aufträge zentral verwalten statt mehrfach erfassen

Transportaufträge bilden die Grundlage der weiteren Disposition. In logistocat können Aufträge zentral verwaltet und für die Tourenplanung bereitgestellt werden. Bestehende ERP- oder Warenwirtschaftssysteme können über geeignete Schnittstellen angebunden werden, sodass Auftragsdaten nicht zwangsläufig erneut manuell erfasst werden müssen. Gerade bei steigenden Auftragszahlen kann dies eine erhebliche organisatorische Entlastung darstellen.
Ein konkretes Beispiel ist die Integration von Lexware Office in die digitale Tourenplanung, über die Auftragsdaten zur weiteren Disposition in logistocat übernommen werden können.

Touren planen und automatisch optimieren

Während bei einer Excel-basierten Planung die Zuordnung und Reihenfolge der Aufträge häufig manuell ermittelt werden müssen, unterstützt logistocat die Disposition durch Funktionen zur Tourenplanung und automatischen Tourenoptimierung. Dabei können Aufträge unter Berücksichtigung der jeweiligen Planungsparameter zu Touren zusammengefasst und deren Reihenfolge optimiert werden. Dies ist besonders interessant, wenn zusätzliche Kunden, neue Liefergebiete oder veränderte Auftragsmengen eine regelmäßige Anpassung der Touren erforderlich machen. Die Disponenten behalten dabei die Möglichkeit, ihre betrieblichen Erfahrungen und individuellen Anforderungen in die Planung einzubringen.

Regelmäßige Aufträge automatisiert vorbereiten

In vielen Unternehmen wiederholen sich bestimmte Lieferungen oder Abholungen in festgelegten Intervallen. Werden diese Aufträge ausschließlich über Excel organisiert, müssen die entsprechenden Planungsdaten regelmäßig fortgeschrieben oder erneut übernommen werden.
logistocat ermöglicht die Verwaltung wiederkehrender Aufträge und deren automatisierte Anlage für zukünftige Zeiträume. Damit lassen sich wiederkehrende Abläufe systematischer organisieren und manuelle Vorbereitungsarbeiten reduzieren.

Fahrer und Tourendurchführung einbeziehen

Eine Tour ist nicht mit ihrer Planung abgeschlossen. Erst die tatsächliche Durchführung zeigt, ob Aufträge erledigt wurden und welche Informationen für die weitere Bearbeitung relevant sind. Mit der Fahrer-App von logistocat können die Fahrer in den digitalen Transportprozess eingebunden werden. So wird die Verbindung zwischen Disposition und Tourendurchführung verbessert, ohne dass sämtliche Informationen ausschließlich über Tabellen, Ausdrucke oder telefonische Rückmeldungen ausgetauscht werden müssen.

Unternehmenswachstum erfordert skalierbare Prozesse

Der Wechsel von Excel zu einer Transportmanagementsoftware ist nicht allein eine Frage der aktuellen Auftragszahl. Entscheidend ist vielmehr, ob die bestehenden Abläufe auch bei weiterem Wachstum zuverlässig funktionieren. Ein Unternehmen, das heute zehn Fahrzeuge disponiert und in den kommenden Jahren zusätzliche Standorte oder Liefergebiete erschließen möchte, benötigt eine andere organisatorische Grundlage als ein Betrieb mit wenigen unveränderlichen Touren. Dabei sollte die Software nicht nur den heutigen Anforderungen entsprechen. Sie muss sich auch an veränderte betriebliche Strukturen anpassen lassen. logistocat verfolgt deshalb einen modularen Ansatz, bei dem unterschiedliche Funktionen des Transportmanagements miteinander kombiniert werden können. Neben der klassischen Tourenplanung gehören dazu beispielsweise die Verwaltung von Behältern und anderen Assets sowie die Planung von Wartungs- und Serviceeinsätzen. Dadurch können auch Transportprozesse abgebildet werden, die über die reine Auslieferung von Waren hinausgehen.
Wie sich komplexe Anforderungen an Tourenplanung und Wartungsmanagement miteinander verbinden lassen, zeigt der Praxiseinsatz von logistocat bei der Brochwitz GmbH.

Was sich wirtschaftlich durch den Umstieg verändern kann

Der wirtschaftliche Nutzen einer Transportmanagementsoftware ergibt sich nicht allein aus möglicherweise kürzeren Fahrstrecken. Ebenso relevant sind die organisatorischen Auswirkungen. Eine zentrale Auftragsverwaltung kann doppelte Datenerfassung reduzieren. Automatisierte Planungsschritte können Disponenten entlasten. Ein durchgängiger Informationsfluss kann Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen verringern. Und eine systematische Organisation der Transportprozesse kann dazu beitragen, steigende Auftragszahlen zu bewältigen, ohne den administrativen Aufwand im gleichen Verhältnis erhöhen zu müssen. Wie groß diese Effekte tatsächlich ausfallen, hängt von den vorhandenen Abläufen, dem Auftragsvolumen und den betrieblichen Rahmenbedingungen ab. Entscheidend ist deshalb eine Betrachtung der konkreten Ausgangssituation. Neben den organisatorischen Vorteilen spielt auch das Lizenz- und Kostenmodell eine Rolle. MWA Solutions bietet für kooperierende mittelständische Unternehmen eine lizenzkostenfreie Basisversion von logistocat an.

Wachstum sollte nicht an der Tourenplanung scheitern

Excel ist für viele Unternehmen ein sinnvoller Einstieg in die strukturierte Tourenplanung. Doch mit steigenden Auftragszahlen, zusätzlichen Fahrzeugen und neuen Liefergebieten verändern sich die Anforderungen. Was bisher durch persönliche Erfahrung, manuelle Abstimmung und sorgfältig gepflegte Tabellen funktioniert hat, kann zunehmend zum organisatorischen Engpass werden. Eine integrierte Transportmanagementsoftware wie logistocat schafft die Voraussetzungen, Auftragsverwaltung, Disposition, Tourenoptimierung und Durchführung in einem gemeinsamen Prozess zu organisieren.
Der entscheidende Vorteil liegt nicht darin, Excel durch eine andere Software zu ersetzen, sondern darin, die Transportorganisation so weiterzuentwickeln, dass sie mit dem Unternehmen wachsen kann.

Wie zukunftsfähig ist Ihre heutige Tourenplanung?

Wenn Ihre Auftragszahlen steigen, neue Liefergebiete hinzukommen oder die Disposition zunehmend Zeit in Anspruch nimmt, lohnt sich eine Überprüfung der bisherigen Abläufe. MWA Solutions unterstützt Unternehmen dabei, ihre Anforderungen an ein digitales Transportmanagement zu analysieren und geeignete Einsatzmöglichkeiten von logistocat zu prüfen.
Erfahren Sie, wie logistocat Ihre Disposition, Tourenplanung und Transportorganisation unterstützen kann.
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